每月 1 日，在月度 Excel 导出后，系统会把上个月的全部申请记录和上传附件打包成 ZIP，并自动发送到「月度导出」页设置的通知邮箱。ZIP 内 files/ 是上传原件的副本，不是重新生成的表；文件按“记录ID_活动名称_申请组织_材料类型”命名，并附 文件清单.csv 对照。ZIP 在 25 MB 以内会作为附件发送，发送成功后服务器上的 ZIP 自动清理；超过 25 MB 时邮件只发通知，ZIP 保留在后台供下载。归档成功后，已审核的记录和附件会从后台清理；待审核、待补名单的记录会保留，避免月底未审完就被清掉。

服务器路径：C:\apps\volunteer-review\data\archives\（历史 ZIP）；C:\apps\volunteer-review\data\exports\（月度 Excel）。不要删除 data\app.db 或 .env。

手动操作会清理该月已审核记录和附件；待审核、待补名单记录保留。

新增成员使用现有统一密码登录。只填写姓名和手机号，不单独设置密码；只有信息管理部确认的成员才添加。